(Oryginalny tekst w języku polskim. W razie pytań czy niezgodności skontaktuj się z nami support@videlink.com).
Administratorem danych osobowych jest Videlink.com Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, Plac Inwalidów 10, 01-552 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie pod numerem KRS 0001259723, NIP 5253101596, REGON 545484310, kapitał zakładowy 10 000 zł (dalej „Videlink”, „my”).
Kontakt w sprawach ochrony danych: e-mail support@videlink.com lub listownie na adres siedziby.
Niniejsza Polityka dotyczy strony internetowej videlink.com, aplikacji app.videlink.com wraz z subdomenami i adresami własnymi Organizacji (dalej łącznie „Platforma”) oraz naszej komunikacji z Użytkownikami. Pojęcia pisane wielką literą mają znaczenie nadane im w Regulaminie.
Dane otrzymujemy bezpośrednio od Ciebie (rejestracja, ustawienia, zakup, kontakt) albo od osoby, która zaprosiła Cię do swojej Organizacji lub udostępniła Ci zasób (wtedy otrzymujemy co najmniej Twój adres e-mail). Podanie danych jest dobrowolne, ale bez adresu e-mail nie można założyć Konta, a bez danych rozliczeniowych – zawrzeć Subskrypcji.
| Cel przetwarzania | Zakres danych | Podstawa prawna (RODO) | Okres przechowywania |
|---|---|---|---|
| Założenie i prowadzenie Konta oraz Organizacji, świadczenie usług Platformy, obsługa udostępnień i zaproszeń | dane konta, treści, dane techniczne | art. 6 ust. 1 lit. b – wykonanie umowy | do usunięcia Konta lub Organizacji; następnie 30 dni w koszu / kopiach zapasowych |
| Zawarcie i rozliczanie Subskrypcji, płatności cykliczne, wystawianie faktur | dane rozliczeniowe, token i zamaskowane dane karty, historia płatności | art. 6 ust. 1 lit. b – wykonanie umowy; art. 6 ust. 1 lit. c – obowiązki podatkowe i rachunkowe | faktury i dokumenty księgowe – 5 lat od końca roku podatkowego, w którym wystawiono fakturę; token karty – do usunięcia karty lub wygaśnięcia Subskrypcji |
| Obsługa reklamacji, odstąpień, zapytań oraz ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń | dane konta, dane z komunikacji, dane rozliczeniowe | art. 6 ust. 1 lit. b i c; art. 6 ust. 1 lit. f – prawnie uzasadniony interes | do upływu terminów przedawnienia roszczeń (co do zasady 6 lat, dla roszczeń konsumenckich i okresowych – 3 lata) |
| Bezpieczeństwo Platformy, wykrywanie nadużyć, logi, kopie zapasowe | dane techniczne, logi, audit log | art. 6 ust. 1 lit. f – prawnie uzasadniony interes (bezpieczeństwo usług) | logi serwerowe – 12 miesięcy; dziennik aktywności Organizacji – zgodnie z Planem (7 / 30 / 365 dni); kopie zapasowe – 30 dni |
| Wysyłanie Newslettera i informacji marketingowych o Platformie | adres e-mail, imię | art. 6 ust. 1 lit. a – zgoda | do cofnięcia zgody (link rezygnacji w każdej wiadomości) |
| Analityka i statystyki strony, marketing i remarketing | identyfikatory cookies, dane o korzystaniu ze strony | art. 6 ust. 1 lit. a – zgoda wyrażona w banerze cookies (art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej) | zgodnie z czasem życia plików cookies (pkt 8), nie dłużej niż 13 miesięcy |
| Powiadomienia o usłudze (potwierdzenia zakupu, faktury, nieudane płatności, zmiany Regulaminu, bezpieczeństwo konta) | adres e-mail, dane konta | art. 6 ust. 1 lit. b i f | przez czas trwania umowy |
Płatności za Subskrypcje obsługuje PayU S.A. z siedzibą w Poznaniu, ul. Grunwaldzka 186, 60-166 Poznań, KRS 0000274399, NIP 779-23-08-495 – krajowa instytucja płatnicza nadzorowana przez Komisję Nadzoru Finansowego (nr IP1/2012). W zakresie realizacji płatności PayU jest odrębnym administratorem Twoich danych; zasady ich przetwarzania opisuje polityka prywatności PayU: https://poland.payu.com/polityka-prywatnosci/.
Dane karty płatniczej (pełny numer, kod CVV/CVC) podajesz wyłącznie w formularzu PayU. Są one przechowywane przez PayU zgodnie ze standardem bezpieczeństwa PCI DSS. Videlink nie otrzymuje i nie przechowuje pełnych danych karty.
Aby realizować płatności cykliczne, od PayU otrzymujemy i przechowujemy: token (identyfikator) zapisanej karty, markę karty (np. Visa, Mastercard), zamaskowany numer (pierwsze 6 i ostatnie 4 cyfry) oraz miesiąc i rok ważności. Przechowujemy je przez czas trwania Subskrypcji i do momentu usunięcia karty w ustawieniach Organizacji; wtedy token jest unieważniany.
Do PayU przekazujemy: adres e-mail, imię i nazwisko (jeśli podane), adres IP, kwotę i opis zamówienia oraz numer zamówienia. Dane rozliczeniowe (nazwa firmy, adres, NIP, e-mail do faktur) przetwarzamy w celu wystawienia faktury i przechowujemy przez 5 lat od końca roku podatkowego, w którym wystawiono fakturę.
Dane mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom, które wspierają nas w świadczeniu usług, na podstawie umów powierzenia przetwarzania (art. 28 RODO) lub jako odrębnym administratorom, gdy wymaga tego prawo lub charakter usługi:
Dane przechowujemy co do zasady na serwerach w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Niektórzy dostawcy (w szczególności narzędzi analitycznych, marketingowych i poczty) mogą przetwarzać dane w Stanach Zjednoczonych lub innych państwach trzecich. W takim przypadku przekazanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (w tym Data Privacy Framework dla certyfikowanych podmiotów z USA) albo standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO), uzupełnionych w razie potrzeby o dodatkowe środki ochrony. Kopię stosowanych zabezpieczeń możesz uzyskać, kontaktując się z nami.
Jeżeli Użytkownik lub Organizacja wprowadza do Platformy dane osobowe innych osób (np. dane swoich klientów w Module CRM lub Zamówienia, dane członków zespołu i gości, dane odbiorców linków udostępniania), administratorem tych danych jest ta Organizacja, a Videlink przetwarza je jako podmiot przetwarzający – wyłącznie w celu świadczenia usług Platformy, zgodnie z Regulaminem i udokumentowanymi poleceniami Organizacji. Nie wykorzystujemy tych danych do własnych celów. Organizacja decyduje o zakresie, celu i czasie ich przetwarzania oraz o ich usunięciu.
Jeżeli Twoje dane znalazły się na Platformie, bo wprowadziła je Organizacja (np. jako jej klient lub gość), w sprawie realizacji swoich praw zwróć się w pierwszej kolejności do tej Organizacji; pomożemy jej zrealizować Twoje żądanie.
Strona videlink.com i aplikacja app.videlink.com używają plików cookies oraz podobnych technologii (local storage). Dzielimy je na trzy kategorie:
| Kategoria | Do czego służą | Podstawa | Czas życia |
|---|---|---|---|
| Niezbędne | logowanie i utrzymanie sesji, bezpieczeństwo, zapamiętanie wyboru dotyczącego cookies, działanie Platformy | niezbędne do świadczenia usługi – nie wymagają zgody | sesja lub do 12 miesięcy |
| Analityczne | statystyki odwiedzin i korzystania ze strony (Videlink Analytics Center oraz Google Analytics); Google Analytics jest ładowany dopiero po wyrażeniu zgody | zgoda | do 13 miesięcy |
| Marketingowe | dopasowanie i mierzenie skuteczności reklam, remarketing (Google Ads, Meta); kategoria dostępna tylko wraz ze zgodą na cookies analityczne | zgoda | do 13 miesięcy |
Przy pierwszej wizycie wyświetlamy baner, w którym możesz zaakceptować lub odrzucić cookies analityczne i marketingowe. Swój wybór możesz w każdej chwili zmienić, klikając „Ustawienia cookies” w stopce strony. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem. Możesz też zablokować cookies w ustawieniach przeglądarki – może to jednak utrudnić lub uniemożliwić korzystanie z Platformy (w szczególności logowanie).
Polityki prywatności dostawców zewnętrznych: Google – https://policies.google.com/privacy; Meta (Facebook) – https://www.facebook.com/privacy/policy.
W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługuje Ci prawo do:
Żądania możesz składać e-mailem na adres support@videlink.com lub listownie na adres siedziby. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania; w sprawach złożonych termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym poinformujemy. Większość danych konta możesz też samodzielnie przeglądać, poprawiać i usuwać w ustawieniach Konta i Organizacji.
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały.
Platforma jest przeznaczona dla osób pełnoletnich i podmiotów prowadzących działalność. Nie weryfikujemy wieku Użytkowników. Osoby niepełnoletnie mogą korzystać z bezpłatnych funkcji Platformy wyłącznie za zgodą rodzica lub opiekuna; zawarcie Subskrypcji wymaga pełnej zdolności do czynności prawnych. Jeżeli dowiemy się, że zebraliśmy dane dziecka bez wymaganej zgody, usuniemy je.
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w szczególności: szyfrowanie transmisji (TLS), przechowywanie haseł wyłącznie w postaci skrótów, kontrolę dostępu opartą na rolach, izolację danych poszczególnych Organizacji, rejestrowanie zdarzeń bezpieczeństwa, regularne kopie zapasowe oraz ograniczenie dostępu do danych do upoważnionych osób związanych obowiązkiem zachowania poufności. Dane kart płatniczych nie są przetwarzane w naszej infrastrukturze (pkt 4).
Polityka może być aktualizowana w związku ze zmianami prawa, zakresu usług lub dostawców. O istotnych zmianach poinformujemy Użytkowników posiadających Konto e-mailem lub w Platformie z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem https://videlink.com/policy.html.
W sprawach dotyczących niniejszej Polityki, przetwarzania danych lub realizacji przysługujących Ci praw skontaktuj się z nami: e-mail support@videlink.com, listownie: Videlink.com Sp. z o.o., Plac Inwalidów 10, 01-552 Warszawa, Polska.